Cartões de Visita

Os cartões de visita são muito importantes e é por essa mesma razão que os mesmos devem ser moldados, por assim dizer, ao sítio onde estamos e às pessoas com quem trabalhamos ou queremos trabalhar/conhecer.

Após esta breve introdução impera a questão central: O que deve conter um cartão de visita? Lembre-se que um cartão de visita representa uma pessoa, uma instituição, por isso é comum que o mesmo tenha as seguintes informações e a seguinte ordem - isto num padrão mais tradicional (note-se que cada vez mais se trabalha para a exclusividade e para o factor diferença por isso é normal que encontre cartões noutros estilos e padrões):

Logo/Nome da Empresa

Nome do funcionário

Função do funcionário

Contactos (morada, telefone, fax, e-mail e Website)

Uma vez que falámos na estrutura, creio que é igualmente relevante abordar o que devemos fazer e não fazer quando recebemos/damos um cartão de visita:

Do's

• Olhar para o cartão que recebeu
• Guardá-lo num sítio que não ofenda o seu interlocutor (no bolso do casaco, na sua mala, na bolsa que tem para os cartões de visita, entre outras opções)
• Respeitar o cartão de visita que entrega e que recebe

Dont's

• Colocá-lo no bolso das suas calças
• Deixá-lo em cima de uma mesa (Na Europa não é comum fazê-lo, mas noutros países pode acontecer)
• Dobrar o cartão de visita
• Escrever no cartão de visita (só se for para colocar um contacto mais pessoal, o que pode acontecer)
• Riscar o cartão de visita
• Ignorar o cartão de visita

Especificidades

1. Por uma questão de delicadeza e interesse é preferível que, sempre que visite países com a China, o Japão, países árabes, entre outros, tenha o seu cartão de visita na sua língua (na frente) e na língua do país que visita (no verso) e que o mesmo seja dado na língua do seu interlocutor (peça ajuda a um tradutor ou à Embaixada do país que vai visitar. Note que fazer um cartão de visita pode ser aparentemente simples contudo pode ser uma tarefa complexa e exigente).
2. Quando der um cartão de visita a um nativo asiático tenha o cuidado de o dar com as 02 mãos
3. Em certos países não utilize a mão esquerda para trocar cartões, isto porque essa mão está associada à higiene pessoal (ver artigo).

Saudações Protocolares & boas visitas!

Diogo Marques dos Santos

Comunicação Escrita (VIII) - Nomes Estrangeiros (II)

No post anterior tinha dito que nunca me tinham trocado o "sexo" numa correspondência pois bem que acabei de receber um e-mail cujo começo é o seguinte: ""Madame".

Confesso que mal li o e-mail deu-me imensa vontade de rir, como deve calcular!

Queria partilhar esta pequena história convosco porque vem em linha de conta com o que escrevi há poucos instantes. 

Saudações Protocolares 

Diogo Santos Rosa

Comunicação Escrita (VIII) - Nomes Estrangeiros

Cada vez mais contactamos com pessoas de vários países e por isso devemos ter cuidados redobrados quanto à abordagem e aos tratamentos. Cada língua tem as suas próprias especificidades e, por isso, quando não a dominamos, e mesmo quando a dominamos mas caso surjam dúvidas, devemos sempre, mas sempre, pesquisar.

Neste post vou centrar a minha atenção nos nomes das pessoas. Imagine que recebe um e-mail mas que não consegue identificar se o remetente é um homem ou uma mulher? Acredite que esta situação pode acontecer, e acontece, mais vezes do que possa pensar. Na cultura ocidental, penso eu, é mais fácil identificar se estamos a comunicar com um homem ou com uma mulher mas imagine que está a trocar e-mails com uma pessoa da República do Congo, da Etiópia ou da Índia?

Não há coisa mais desagradável, e eu felizmente nunca estive perante uma situação semelhante,  embora no estrangeiro seja mais conhecido como Diego do que como Diogo, devido ao espanhol, mas nunca me endereçaram cartas com o "Ms", "Miss"/"Melle" ou "Mrs"/"Madame", contudo creio que deve ser muito desagradável não receber o tratamento correcto, logo, e por uma questão profissional e de cuidado, devemos tentar sempre identificar e conhecer, dentro do possível, o nosso interlocutor. 

Actualmente, temos vários mecanismos que podemos usar. O "google images" é um deles, mas caso este não nos ajude recorremos à Internet em si, ou às redes sociais. Certamente que algum nos irá ajudar.

Lembre-se que é na dúvida é sempre melhor perguntar e pesquisar!

Saudações Protocolares

Diogo Santos Rosa

Resolução de Problemas

O ser humano, devido a variadíssimos factores, está cada vez mais dependente da Internet e dos mecanismos de comunicação que o rodeiam.

Actualmente, é raro ver uma pessoa sem um telemóvel, sem uma conta de e-mail, sem uma rede social à qual está associada. Hoje estamos "on-line" e contactáveis praticamente 24/24 horas. 

É certo que estes mecanismos nos permitem trabalhar e viver de uma maneira diferente mas impera uma questão: O que acontece quando esses sistemas falham?

Saber gerir estas situações faz parte de qualquer trabalho e acredite que estes impedimentos podem surgir de um momento para o outro, e principalmente quando menos esperamos. É perante estas situações que deve utilizar, com maestria, a sua racionalidade, a sua diplomacia, a sua paciência e a sua capacidade para gerir crises, uma vez que estes problemas devem ser resolvidos de forma célere e sem dar muito nas vistas. Lembre-se que o Protocolo deve estar presente mas ser invisível. 

Para minimizar os impactos de tão desconfortável e inevitável situação tenha junto de si todos os contactos que lhe ajudem a resolvê-la, sejam eles o número de telefone, um e-mail, um site, um equipamento, entre outros. Estar preparado para qualquer emergência é meio caminho andado para conseguir resolver os problemas sem levantar grandes alaridos e preocupações.


Tal como na vida, prevenir é o melhor remédio. Tente verificar, sempre, com antecedência, se está tudo bem com o material que necessita de utilizar. E tenha sempre em mente a Lei de Murphy " "Se alguma coisa pode dar errado, com certeza dará"


Saudações Protocolares 

Diogo Santos Rosa

Comunicação Oral (III): Apresentações em Público

S.M. a Rainha Isabel II na Sede da ONU, Nova Iorque, Julho de 2010

Fazer uma apresentação/exposição para pessoas nem sempre é fácil, note-se que nem todos estão à vontade e confortáveis quando têm a atenção virada para si, há pessoas que preferem ficar no backstage, contudo, e por vezes, isso nem sempre é possível, mas quando somos convidados, forçadamente ou não, para expormos um determinado assunto como nos devemos comportar e agir?

Os nervos são inevitáveis, contudo tem de se conscencializar que aquela situação não é o fim do mundo e que se está ali é porque as pessoas que o nomearam/convidaram para ser orador têm confiança em si e no seu trabalho.


Depois desta pequena introdução, afinal o que precisamos de fazer para que a nossa exposição tenha o sucesso desejado? Eis algumas dicas, separadas, em categorias, que o(a) podem ajudar:


Comportamentos

• Aja com naturalidade e tente controlar, ao máximo, a ansiedade e os nervos
• Tente envolver-se com a sua audiência e esteja atento aos seus comportamentos e atitudes
• Mantenha o eye contact
• Faça pausas (respire e beba um pouco de água)
• Tenha atenção os gestos, não gesticule demasiado mas também não seja apático
• Seja carismático(a), educado(a), simples e elegante
• Não fale para dentro, isto é, tente ter uma boa projecção de voz
• Não aponte
• Não coloque as mãos nos bolsos

Imagem

• Utilize uma indumentária com a qual se sinta confiante e confortável mas que esteja em excelente estado de conservação
• Antes de subir ao palco veja se não há nada que possa ser melhorado (o cabelo, os óculos, o lenço, as meias, entre outros)
• Se a sua estatura for baixa lembre-se de o referir à organização, isto para se evitarem peripécias e episódios menos simpáticos com o microfone e com o púlpito

Dont's

• Não tente ser engraçado caso não o seja naturalmente (existem pessoas que devido aos nervos decidem utilizar a graça como arma de defesa mas acabam por se tornar, por vezes, inconvenientes e/ou ridículos) 
• Não improvise
• Não fale sobre assuntos que não domina
• Não faça uma apresentação demasiado longa

Saudações Protocolares

Diogo Santos Rosa

Comunicação Escrita (VI) - Powerpoint

Hoje em dia todos nós utilizamos o famoso powerpoint quando somos chamados a fazer uma apresentação, contudo a sua utilização deve ser, sempre, alvo de atenção e cuidado. 

Assim sendo, eis alguns dos aspectos que deve ter em linha de conta quando faz uma apresentação utilizando este suporte informático:

• Não coloque muito texto (use, preferencialmente, imagens e palavras-chave) 
• Não utilize fundos e letras berrantes
• Faça sempre a revisão ortográfica
• Não utilize vocabulário que não domina e não utiliza com regularidade
• Não use muitas páginas
• Não utilize demasiadas animações
• Utilize uma boa fonte de letra
• Seja criativo mas simples e objectivo

Deixo, ainda, um vídeo que encontrei no youtube com mais informação sobre esta temática

Saudações Protocolares 

Diogo Santos Rosa

Comunicação Escrita (V) - Apontamentos

Ao contrário do que se possa pensar tirar apontamentos não é algo assim tão linear, ou seja, todos nós somos capazes de os tirar, estejam eles mais ou menos correctos, contudo num contexto profissional essa capacidade precisa de ser apurada e praticada isto porque as reuniões serão mais que muitas e é necessário não esquecer nenhum detalhe nem tão pouco uma informação que pode ser essencial. 

Mas afinal, perguntam os meus leitores e muito bem, como se fazem apontamentos? 

Muito francamente creio que, e acima de tudo, é preciso ter poder de síntese, ter uma boa caligrafia, saber usar conscientemente símbolos e abreviaturas para substituir certas expressões e palavras, recordo o uso da estenografia que foi durante anos a fio uma ferramenta essencial, sobretudo, para o secretariado, ter um bom domínio da língua em que decorrem os trabalhos, ter bom ouvido, saber, no meio de tanta informação, o que realmente é importante e deve ser escrito e o que pode apenas ficar como informação adicional, contudo tome em atenção caso seja necessário fazer uma acta pois nesse caso a expressão latina ipsis verbis não pode e não deve ser esquecida, e escrever rápido.

A meu ver, estas são as melhores dicas que se podem dar, todavia se esta for uma tarefa que faz regularmente poderá treinar através de chamadas telefónicas, efectuadas e recebidas, ou pode sempre fazer apontamentos mais básicos na sua agenda ou no caderno/equipamento que o(a) vai acompanhando no dia-a-dia.

Saudações Protocolares 

Diogo Santos Rosa

Comunicação Escrita (IV): Rigor na escrita

Normalmente escrever correspondência ou, pelo menos, documentos que estejam relacionados com a nossa profissão faz parte das nossas tarefas.

Esses mesmos documentos, sejam eles relatórios, cartas, e-mails, postais, entre outros, devem sempre primar pela objectividade, pela clareza e pela educação, isto é, sempre que escrever algo, seja no seu local de trabalho, seja pessoalmente, não se esqueça de ter cuidado com o registo que utiliza.

Vejamos algumas dicas, observações e don'ts que, a meu ver, podem ajudar a entender melhor esta temática:

Dicas

• Utilizar uma linguagem cuidada e que o seu interlocutor domine
• Usar o tratamento correcto
• Ser objectivo
• Ser educado
• Ser cortês
• Cumprir os prazos estabelecidos
• Pedir ajuda, se necessário
• Consultar documentação anterior, se necessário

Don'ts

• Evitar erros ortográficos
• Evitar falta de pontuação e acentuação
• Evitar estrangeirismos, quando a pessoa não entende
• Falar de assuntos pessoais utilizando o e-mail da empresa

Observações

Apenas se for estritamente necessário é que deve enviar e-mails com trabalho no final do expediente

Sugestões

Actualmente existem vários sites que nos podem ajudar quando as dúvidas surgem:

Priberam

Infopedia

Porto Editora

Ciberdúvidas

Como vê, existem pequenas regras que nos facilitam imenso a vida!

Saudações Protocolares

Diogo Santos Rosa

Comunicação Oral (II): Tratamentos

Já aqui se falou dos títulos académicos e da sua utilização, na oralidade e na escrita, mas hoje achei pertinente abordar a forma como nos devemos dirigir às pessoas com quem nos relacionamos sejam elas familiares, superiores ou altas individualidades.

Como é de calcular, a forma como tratamos os nossos familiares não será a forma como iremos falar com um Embaixador, com um Ministro, com um Director de uma multinacional (depende da educação de cada um, claro!), como em tudo na vida temos sempre de nos adaptar ao nosso interlocutor.

Para melhor se entender analisemos a seguinte divisão:

Família/social

• "Tu" - quando o interlocutor é da nossa idade ou mais novo (mas veja se a pessoa está de acordo e se sente à vontade nesse registo)
• "Senhor/Senhora" - todos os familiares mais velhos que nós (pais, tios, avós, primos, entre outros)

Nota: O tratamento pode variar de família para família, existem famílias mais tradicionais do que outras.

Contexto profissional

• Colega de trabalho - "Tu", "o/a colega" (Senhor/Senhora) ou ainda pelo nome da pessoa ou por Dr./Dra. (ou outro título académico). Tudo depende do grau de confiança, que nunca deve ultrapassar certos limites.
• Superior hierárquico - O senhor/senhora Dr./Dra. ou pelo nome (é usual quando falamos de empresas mais informais como é o caso das empresas de Marketing, Design, Artes, Moda, entre outras). Quanto mais formal é a empresa mais formal será o tratamento.

Contexto académico

• Os docentes e os membros da Direcção/Administração devem ser tratados pelo seu título académico e pelo seu nome (ex: Mestre António Pires ou Prof. Doutora Mafalda Costa ou, simplesmente, "Senhor(a)" Professor(a))
• Colegas: depende do grau de confiança e da idade. Hoje em dia, e graças a novos programas e iniciativas, vemos alunos de diferentes idades a partilhar o mesmo espaço de estudo e aprendizagem por isso é de bom tom tratar por "tu" os da mesma idade ou mais novos e os mais velhos por "Senhor/senhora" (nome da pessoa: Paula, o que me diz disto? Parece-lhe bem?)

Desconhecidos (lojas, serviços, transportes, entre outros)

Sempre por "senhor/senhora" (Poderia dizer-me? Pode ajudar-me? Desculpe!)

Não se esqueça que não deve tratar a pessoa por "você", ou melhor não deve utilizar este pronome porque é bastante indelicado e desconfortável.

Dicas/Sugestões:

• Num contexto profissional nunca trate a pessoa por "tu" sem a conhecer convenientemente
• Se alguém insistir que a/o trate por "tu" e caso não se sinta confortável justifique o porquê dessa decisão, isto no caso de trabalhar directamente com esta pessoa. Caso não conheça bem mantenha a sua filosofia
• Se não se sente à vontade por ser tratado por "tu" por desconhecidos, acontece muito com os jovens, faça com que esse desconforto se faça notar
• Se tiver dúvidas como deve tratar determinada pessoa, isto se tiver algum grau de confiança, pergunte, é melhor ficar a saber logo do que ter problemas a comunicar com essa pessoa

Para terminar gostaria de acrescentar que: o respeito é uma dos pilares de uma sociedade que se diz moderna e desenvolvida por isso devemos sempre respeitar as pessoas que nos rodeiam e com quem privamos/convivemos.

Saudações Protocolares

Diogo Santos Rosa

Comunicação Escrita (III): "Não tenha pressa em clicar no "send""

Ontem falei sobre o registo cuidado no que concerne a escrita por isso achei que faria todo o sentido colocar a crónica que Cristina Marques Fernandes escreveu no "site" da revista "Sábado" e que está relacionada com as regras que devemos ter em consideração quando escrevemos e enviamos um e-mail.

Note-se que estas crónicas são semanais e devem ser lidas com imensa atenção e interesse. (ver crónicas)

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"O email é um meio de comunicação inquestionavelmente incorporado na vida diária, contribuindo para um maior rendimento profissional - é flexível, directo, rápido e não tem custos (mas não é confidencial!). No entanto, esta mesma agilidade que encanta, não nos isenta de reflectir sobre a melhor forma de encarar os seus recursos: mesmo no mundo virtual é importante ser cortês e bem-educado porque o objectivo não é conectar homem e máquina, mas sim melhorar o relacionamento entre pessoas, através de um comportamento adequado!

A Netiqueta descreve o código de comportamento para relacionamento na rede, porque um profissional, mesmo em ambiente virtual, precisa de seguir parâmetros de conduta, de forma a tornar a comunicação mais eficiente e agradável. A postura e a hierarquia que marcam as relações no ambiente de trabalho têm que se manter presentes no e-mail, pelo que se deverão considerar os seguintes princípios:

1. Qualquer circunstância com alguma formalidade não deve ser comunicada por e-mail. Considere a seguinte ordem: primeiro uma reunião, depois um telefonema, só então o e-mail - prático mas não a solução para todo o tipo de comunicação;

2. No envio deve também seguir a hierarquia: primeiro o superior, conhecimento aos demais;

3. Prática comum e, em situações que não o exijam, de mau gosto, é deixar visível a lista de destinatários. Promova a utilização do campo BCC;

4. O assunto (indispensável) deve ser breve e dar uma pequena alusão ao conteúdo;

5. Inicie com uma saudação e termine com uma “frase tipo” de encerramento e respectiva assinatura;

6. Efectue sempre a correcção ortográfica antes do envio;

7. O texto não deve ser muito longo (no máximo dois ecrãs). Assuntos complicados ou delicados ainda justificam outros meios de comunicação;

8. O tipo de letra deve ser profissional e cores e fontes diferentes são de evitar, pois transmitem uma imagem pouco credível;

9. Não escreva em letras maiúsculas (equivale a gritar);

10. Quanto à linguagem, o tom predominante deve ser directo, claro e objectivo;

11. Quem usa a rede dá um valor enorme ao tempo e não perdoa atrasos. Assim, o período de resposta deve ser no máximo de 24 a 48 horas.

Por fim, se estiver exausto e furioso, considere adiar o envio de um email…

Cristina Marques Fernandes"

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Revista: Sábado | Crónica: Protocolo | Cronistas: Cristina Marques Fernandes e Susana de Salazar Casanova (Protocolo.com.pt)

Saudações Protocolares

Diogo Santos Rosa

Comunicação Escrita (II): Registo cuidado - Escrita

O latim tem uma expressão excelente que diz o seguinte: Verba Volant Scripta Manent o que em Português quer dizer "as palavras voam mas a escrita permanece" e esta expressão é excelente para começar este post.

Se oralmente podemos ter um registo mais simples, que nos permite certas contracções e até mesmo palavras mais corriqueiras, e o uso dos gestos para completar ou dar ênfase ao nosso discurso, quando estamos a falar de um registo escrito o caso já muda de figura

Seja numa carta, num e-mail, num relatório, numa reclamação, numa sugestão, entre outros exemplos, a forma como nos expressamos deve ser sempre cordial, cuidada, equilibrada, objectiva, perceptível e polida. Devemos tentar usar as melhores e mais correctas palavras (e de preferência palavras que conhecemos e não palavras que ouvimos, nos parecem bem, mas que não têm nada que ver com o que se está a tratar) para expormos o assunto que nos levou a escrever esse documento, independentemente da sua natureza ou finalidade.

Na teoria tudo acaba por ser fácil mas na prática já se torna um pouco mais complexo no sentido em que muitas pessoas não têm em consideração os pontos acima referidos e, por conseguinte, apresentam-nos um português menos cuidado e, em muitos casos, repleto de erros de sintaxe, acentuação, pontuação, entre outros.

E estando a falar de pessoas, gostaria de fazer uma referência relativamente à juventude pois, a meu ver, e tendo em conta que este blogue está muito dirigido a essa faixa etária, é pertinente analisar como hoje se escreve e se fala Português entre os jovens.

Com a entrada de influências estrangeiras e da simplificação (sim, o ensino não é tão exigente como era em anos anteriores) os nossos jovens optam por escrever utilizando abreviaturas e símbolos o que acaba por trazer algumas dificuldades no entendimento do seu registo.

Esta observação é bastante pertinente no sentido em que a juventude de hoje irá trabalhar no mundo de amanhã por isso, no meu ponto de vista, estes hábitos vão ter de ser alterados. Note-se que escrever com abreviaturas não é crime nenhum, aliás dá imenso jeito quando escrevemos apontamentos, tirarmos notas, falamos no "messenger" e em "chats", mas tirando estes casos muito particulares devemos sempre escrever "comme il faut".

Deixe esse tipo de registo para os seus amigos, se eles utilizarem estes elementos, mas não se esqueça que nem todos temos a mesma idade, a mesma formação e as mesmas experiências por isso temos de nos saber adaptar a cada pessoa.

Muito cuidado com o que escreve e como escreve porque a escrita permanece e, por essa razão, precisamos de ser minuciosos e cuidadosos com o que escrevemos!

Saudações Protocolares

Diogo Santos Rosa

Comunicação Escrita: Títulos - Académicos e Civis

Portugal, como bem se sabe, é um dos poucos países onde o título académico é utilizado com imensa frequência e, algumas vezes, até substituí o nome da pessoa em questão, isto num registo oral, claro está!

Perante esta constatação, quais são os títulos que conhecemos e como se devem utilizar? Para responder a estas questões vejamos a seguinte explicação:

Grau académico: Licenciatura

Oralidade

Senhor(a) Engenheiro(a)

Senhor(a) Arquitecto(a)

Senhor(a) Dr.(a) ou então Dr.(a)

Nota: O título de Dr.(a) é utilizado para praticamente todos os cursos excepto os anteriormente mencionados.

Escrita (correspondência)

Exmo (a) Senhor(a) Engenheiro(a) + Nome + Apelido

Exmo (a) Senhor(a) Arquitecta(o) + Nome + Apelido

Exmo (a) Senhor(a) Dr.(a) + Nome + Apelido

Grau Académico: Mestrado

Oralidade

Mestre (aplica-se a ambos os sexos) + Nome + Apelido ou Mestre + Apelido (normalmente aplica-se ao sexo masculino - Ex: Mestre Costa Garcia)

Escrita (correspondência)

Exmo(a) Senhor(a) Mestre + Nome + Apelido, embora se aplique, muitas vezes, o mesmo modelo do grau de licenciado.

Grau Académico: Doutoramento

Oralidade

Senhor(a) Doutor(a) e muito frequentemente Senhor(a) Professor(a) Doutor(a), isto porque muitos doutorados são docentes e nesse caso, e tendo em conta o tamanho do título, utiliza-se muito frequentemente Senhor(a) Professor(a).

Escrita (correspondência)

Exmo(a) Senhor(a) Professor(a) Doutor(a) + Nome + Apelido

Título Civil (casados(as) e solteiros(as))

Oralidade

Senhor + Apelido (Senhor Bragança de Vasconcellos)

Senhora Dona + Nome Próprio ou Nome Próprio + Apelido (Ex: Senhora D. Clara ou Senhora D. Clara Bragança de Vasconcellos)

Escrita (correspondência)

Exmo Senhor + Nome +Apelido

Exma Senhora D./Dona (Muito pouco comum!) + Nome + Apelido

Ainda existe, mas apenas na oralidade e muito raramente, quem trate os mais jovens por "o menino" ou "a menina", o que é, no meu ponto de vista, muito simpático e cortês.

Erros comuns:

• Senhor Manuel (NUNCA, isto porque nos remete para a inferiorzação! "O Senhor Manuel da mercearia", por exemplo)
• Senhora Sofia (Não é totalmente educado porque dá uma ideia de que a pessoa que trata a outra por Senhora se sente superior)
• Você (extremamente deselegante: O que é que VOCÊ acha? Neste caso o você pode, perfeitamente, desaparecer e quando não pode deveremos tentar dar volta à palavra e não a utilizar).

Como é de calcular, o tratamento das individualidades (ex: Presidente da República, Embaixadores, Membros do Executivo, Chefes de Estado, entre outros) é diferente. Num próximo post irei falar, com mais detalhe, sobre essas diferenças.

Antes de terminar apenas gostaria de fazer um pequeno apontamento. É extremamente deselegante exigir que usem o título académico quando não se tem razão para isso! Não ter um curso superior não é vergonha nenhuma, existem imensas pessoas que são bem sucedidas e que não tiraram cursos superiores, por isso peça que lhe tratem pelo título que quiser desde que haja fundamento para isso! (Ex: Clara Pires só pode ser tratada por Senhora Dra. Clara Pires se for licenciada, claro está!)

Saudações Protocolares

Diogo Santos Rosa