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Diogo Marques dos Santos

Mostrando postagens com marcador Gestão de Eventos. Mostrar todas as postagens
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quarta-feira, 22 de junho de 2011

Vídeos/Videos

(PT) A coordenação é extremamente importante quando estamos a falar sobre eventos. No vídeo que coloquei em baixo podemos ver que tudo foi muito bem coordenado (a música, a fonte, os bailarinos, os actores e os convidados) e certamente foram feitos vários ensaios para se certificarem que tudo sairia perfeito para o grande momento. 

(EN) Coordination is extremely important when we are talking about events. As you can watch in the following video everything was well coordinate (music, water fountain, dancers, actors, and guests ) and I do believe that they rehearsed many times to make sure that everything would work as it should. 





Saudações Protocolares, 


Diogo Marques dos Santos

segunda-feira, 7 de fevereiro de 2011

Coffee Break


Quando organizamos certos eventos, note-se o caso das confências, por exemplo, é comum que se providenciem coffee breaks. Como o nome indica, o coffee break, em português, pausa para café, é um momento, entre 15/25 minutos, que permite aos participantes do certame refrescarem-se e, claro, "networking".

Cada vez mais a oferta das empresas de catering é variada, depende muito das horas e do que o cliente pretende, contudo o normal num coffee break são os seguintes elementos: bebidas (água, chá, café e sumo); sortido de bolos (pastéis de nata, queques, bolachas, entre outros), também se vêem com bastante frequência mini-quiches e outros alimentos salgados (o conceito do agri-doce está patente, e deve ser equacionado porque nem todas as pessoas gostam de/podem consumir açúcar).

Quando organiza um coffee break tenha em atenção as seguintes indicações:

  1. Verificar se os equipamentos estão operacionais, não queremos café espalhado pela mesa nem tão pouco toalhas manchadas
  2. Se a mesa está devidamente decorada e harmoniosa
  3. Se as loiças utilizadas são levadas quando estão vazias e se estão devidamente limpas
  4. Se existem guardanapos e copos suficientes para todos os participantes
  5. Que tudo está pronto, no máximo, 10 minutos antes dos participantes saírem da sala principal ou adjacentes
Saudações Protocolares, 

Diogo Marques dos Santos

terça-feira, 18 de janeiro de 2011

"Too much is never enough"


Ontem à noite esta a ouvir Too much is never enough de Lisa Lois e achei que seria pertinente escrever algumas palavras sobre a forma como cada cultura organiza eventos, ou pelo menos, pegando nalguns eventos que já ocorreram, como é que certo país o organizou.

É certo que cada país é um país, e cada cultura é uma cultura, por isso mesmo, e trabalhando nós, na maioria dos casos, com nativos de outras nacionalidades torna-se interessante e importante entender como é que cada nação organiza os seus próprios eventos, independentemente da sua tipologia ou dimensão.

Lembro-me, assim repentinamente, dos jogos olímpicos de Pequim. Que são um marco para a história do certamente, onde as cores fortes, as luzes, os sons fizeram parte do cenário que quase parecia saído de uma película.

O de Atenas, em 2004, foi pautado por sobriedade e teatro, se me recordo bem.

Comparando mais um evento, o Festival Eurovisão da Canção, por exemplo, que é uma referência no género a nível internacional, o cenário escolhido pela Rússia, em 2009, foi de grande espectáculo, cheio de ecrãs, milhares de pessoas, jogos de luzes potentes e objectivos, já o da Noruega, em 2010, foi mais simples, sóbrio e requintado dando mais atençao aos detalhes.

Dizer “Too much is never enough” tem muito que se lhe diga, isto porque no mundo temos centenas de nações e cada uma com história, vivências, simbologias, associações, por isso o “enough”, embora que para os Europeus seja sempre mais “light”, se assim podemos dizer, pode não ser o mesmo para a China, o Brasil, os EUA, a Austrália ou os Emirados Arabes Unidos.


Perante as diferenças anteriormente mencionadas, o meu conselho, caso seja chamado a intervir ou a participar em certames com pessoas estrangeiras e/ou noutros países faça o seu trabalho de casa: Pesquise e leia o mais que possa e, se possível, tente falar com nativos, pois são as pessoas mais indicadas para o/a ajudar nesta tarefa. 

Saudações Protocolares, 

Diogo Marques dos Santos

sábado, 8 de janeiro de 2011

Como pedir um orçamento?


Quando estamos a organizar um evento é comum que seja necessário pedir um ou vários orçamentos, isto porque a palavra de ordem é poupar e é essencial que façamos comparação de preços, contudo alerto para terem o conceito de qualidade-preço na vossa mente. O facto de encontrarmos um prestador de serviços que cobre menos jamais pode ser sinónimo de falta de qualidade pois lembre-se que na mente das pessoas perpetua, mais facilmente, algo negativo do que positivo. 

Pedir um orçamento não é nenhuma tarefa muito complicada ou algo que exija tempo desmesurado. O objectivo do orçamento é permitir saber qual será o custo de determinado serviço (ex: catering, iluminação, decoração, material administrativo, assistentes, entre outros) por isso seja concreto e saiba muito bem o que precisa.

No que diz respeito ao orçamento propriamente dito, o orçamento pode ser pedido através de e-mail, carta ou fax, também pode ser por telefone, mas não é aconselhável. É sempre preferível, por uma questão de organização e de controle, que o mesmo esteja em suporte papel ou informático.

Num orçamento não é necessário escrever  demasiada informação, apenas o essencial, contudo faço uma pequena chamada de atenção porque é necessário que tenha em consideração que cada serviço é um serviço e, como tal, deve ajustar o seu pedido ao que pretende.

Informações gerais a constar num pedido de orçamento: 

Data do evento
Nº de participantes (essencial quando se organizam refeições)
Horário
Materiais que tenha disponíveis ou que precise (ex: pratos, talhares, mesas, cadeiras, entre outros)
Local 
(...)

Após o envio de toda a documentação é só esperar por uma resposta positiva e que se adeqúe ao seu evento e ao seu budget.

Dicas:


  • Não se esqueça de guardar o contacto dos seus fornecedores, principalmente dos bons e dos flexíveis,
  • Quando enviar o pedido de orçamento pode não personalizar, ou seja, faça um e-mail e envie ao mesmo tempo e de forma visível para todos os possíveis fornecedores, assim fica sabido que há competição e, quem sabe, se não vai ter uma atenção do seu orçamento. 

Saudações Protocolares

Diogo Marques dos Santos

segunda-feira, 8 de novembro de 2010

O Participante


Hoje decidi escrever sobre o papel do participante, note-se que estou a dirigir a minha atenção para conferências e eventos mais profissionais e não tanto sociais. Assim sendo, como deve e não deve o participante comportar-se numa conferência ou evento?

Do

  • Seja educado e cortês
  • Seja pontual
  • Respeite os demais participantes
  • Respeite filas e ordens
  • Reúna as suas perguntas, não faça "n" vezes a mesma nem vá "n" vezes ao Secretariado


Don'ts

  • Não faça barulho durante os trabalhos
  • Não pergunte pelo certificado quando vai fazer a acreditação, demonstra desinteresse e é uma falta de educação e consideração pela organização
  • Tenha atenção à maneira como se dirige aos membros da organização e aos oradores
  • Não interrompa intervenções
  • Não seja conflituoso

Saudações Protocolares

Diogo Santos Rosa

quinta-feira, 28 de outubro de 2010

O Badge



Um badge é um cartão que tem como principal objectivo identificar as pessoas, seja quem organiza o evento seja quem nele participa.

Analisemos, então, o que pode constar nesse cartão. Note-se que cada evento é um evento e, por isso, vou colocar quais os elementos que devem constar e quais os que podem ou não constar.

Devem constar os seguintes elementos:

  • Logótipo da instituição que organiza evento e/ou do próprio evento
  • Identificação do Evento
  • Nome do Participante/Membro da Organização ou Equipa

Podem constar os seguintes elementos:
  • Instituição que representa
  • País (se houver vários participantes estrangeiros)
  • Logótipos dos patrocinadores
  • Programa (no verso)
  • Títulos Académicos 
  • Outros Elementos (Informação sobre a função de cada participantes, isto é, Participante (apenas), Orador, Convidado, entre outros)
Quanto ao suporte, pode colocar o badge dentro de uma bolsinha e prendê-lo com um alfinete, uma mola ou uma fita, como vê na imagem, ou então pode optar por fazer um cartão maior num papel mais grosso e resistente, ambas as formas são as mais utilizadas. A estas alternativas acrescente alguma criatividade e vai ver que o resultado final será muito apreciado. 

Saudações Protocolares

Diogo Santos Rosa

terça-feira, 19 de outubro de 2010

Programas - Visitas/Transportes



Existem "n" tipos de eventos, veja os colóquios, as reuniões, as conferências, os congressos, as convenções, entre muitos outros. Como tal, cada evento é um evento e as necessidades do evento "A" podem não ser as necessidades do evento "B".

Por isso, e para sermos concretos, vamos pensar num evento que tenha na sua constituição mais do que uma ordem de trabalhos, isto é, um evento que tenha previstas visitas, jantares, ir buscar e deixar os participantes ao/no hotel, entre outras. Nesse caso, a organização e a gestão devem estar em harmonia com uma excelente coordenação, isto para o bom funcionamento e desenvolvimento do evento.

Eis alguns dos aspectos que, na minha opinião, deve ter em linha de conta:
  • Ter o contacto do(s) motorista(s) e comunicar com ele(s), acredite que estabelecer uma "boa relação" com o motorista é muito importante
  • Ter o guia do evento, o programa consigo, a lista de participantes, o telemóvel, com bateria e saldo, e o relógio para controlar o tempo
  • Chamar o autocarro entre 05 a 10 minutos antes da hora marcada, assim evitamos ou pelo menos diminuímos as hipóteses de haver atrasos e, por conseguinte, esperas
  • Saiba, atempadamente, o sítio onde os autocarros irão parar e onde irão estacionar enquanto esperam por si e pelo seu grupo
  • Confirme todas as visitas e todos os percursos para controlar o tempo
  • Confirme se todos os participantes estão presentes na chegada e na partida
  • Tenha consigo os contactos dos guias ou de quem irá fazer a(s) visita(s)


Saudações Protocolares

Diogo Santos Rosa

domingo, 5 de setembro de 2010

Organizar uma reunião




Ao contrário do que se possa pensar, organizar uma "simples" reunião também exige um metódo e, como tal, devemos respeitar as três fases de um evento, isto é, o antes, o durante e o depois.

Independentemente do público que irá participar na reunião, devemos ter sempre em linha de conta todo um conjunto de aspectos para que este evento decorra comme il faut.

Ora vejamos então o que se enquadra em cada uma das fases anteriormente mencionadas:

Antes

  • Verificar a disponibilidade da sala
  • Providenciar águas, cafés e algum snack (coffee break ou apenas bolachas de várias qualidades) e/ou almoço (pode encomendar ou reservar uma mesa num restaurante), tudo depende da duração, do número de presentes e da dimensão do evento.
  • Pedir a limpeza da sala
  • Alugar/requisitar equipamentos (computador, projector, televisão, microfone, entre outros)

Durante

  • Verificar a temperatura, nem muito quente nem muito frio
  • Verificar se a iluminação é a adequada
  • Disponibilizar toda a documentação e material necessários (papel e caneta)
  • Estar sempre contactável (no caso de não participar na reunião)
  • Ter contactos junto de si (informático, funcionário da limpeza, por exemplo)
  • No caso de haver apresentações, certificar-se que o computador que irá ser usado as tem devidamente organizadas, visíveis e prontas para serem apresentadas

Depois

  • Fazer um balanço sobre a reunião: verificar se correu tudo como planeado, identificar falhas, se as houve, falar com toda a equipa, elaborar um relatório
  • Mandar limpar a sala
  • Mandar reparar eventuais danos
  • Certificar-se que a sala fica tal e qual como a encontrou

Eis algumas dicas, e numa prespectiva globalizada, que podem fazer toda a diferença. Pode e deve acrescentar e adaptá-las ao evento que está a organizar.

Saudações Protocolares

Diogo Santos Rosa

quinta-feira, 19 de agosto de 2010

Declinar convites


Ser convidado para jantares, festas, eventos é comum contudo, em alguns momentos e por várias razões, poderemos ser "forçados" a declinar esse convite. Vejamos as dicas e os conselhos que Vicky Fernandes nos dá a conhecer para resolver esta situação.

Como posso declinar um convite?

"Com antecedência. Esta será a primeira regra a observar. Depois é preciso pensar com cuidado no motivo pelo qual se está a declinar o convite: se for um impedimento de força maior (motivos de saúde, compromisso inadiável ou programado com ainda mais antecedência), deverá ser sincero e dizê-lo. Mas quando não se comparece a um evento porque simplesmente não se tem vontade, não é de todo simpático dizê-lo. São as chamadas mentiras piedosas que não fazem mal a ninguém e, pelo contrário, até promovem a harmonia social. Pense numa boa desculpa e imprima nela todo o seu charme. Com certeza que será perdoado/a"

in Fernandes, Vicky (2009), Chic em qualquer ocasião, Lisboa, Esfera dos Livros

Saudações Protocolares

Diogo Santos Rosa

terça-feira, 17 de agosto de 2010

"Seating"


Em Portugal quando adquirimos um bilhete para viajarmos (autocarro, comboio, avião) ou para vermos um espectáculo ou mesmo para irmos ao cinema os mesmos estão devidamente identificados com a fila e com o número respectivos, exceptuando em casos muito especiais, recordo-me dos cinemas do "El Corte Inglés", por exemplo, aí podemos sentar-nos onde preferirmos.

Escrevo sobre esta temática porque, para mim, é de extrema importância respeitar o lugar que nos é dado e nunca, mas nunca, mudarmos de lugar, claro que podemos mudar mas apenas se nos certificarem que os lugares os outros lugares irão ficar vazios, o que pode acontecer (cancelamento, adiamento, entre outros exemplos), mas só se houver garantias.

É chato termos de andar à procura dos nossos lugares e ainda e ainda mais chato se torna quando finalmente o encontramos e alguém está lá sentado. Esta situação é desconfortável e, além disso, tal como outras tantas situações, pode criar atritos e, mediante o temperamento das pessoas, discussões.

Para evitar este tipo de situações opte por sentar-se no lugar que le é devido e se, por alguma razão, vir um lugar vazio certifique-se que o mesmo irá assim permanecer.

Note-se que este conselho é aplicado a todos os sítios, seja nos exemplos que anteriormente apliquei seja numa reunião, num evento, entre outros.

Saudações Protocolares

Diogo Santos Rosa

domingo, 1 de agosto de 2010

Campeonato Europeu de Atletismo 2010


Realizou-se entre o dia 26 de Julho e o dia 01 de Agosto a 20a edição do Campeonato Europeu de Atletismo.

Este campeonato teve lugar no Estádio Olímpico Lluís Companys, em Barcelona, Espanha, e contou com a participação de aproximadamente 50 países europeus.

Portugal fez-se representar por vários atletas e conseguiu obter 04 medalhas (01 de prata e 03 de bronze).

No que concerne futuras edições, a 21a edição (2012) terá lugar em Hensínquia, Finlândia, e a de 22a edição (2014) em Zurique, Suiça.

Curiosidades

O campeonato que até ao presente ano se realizava de 04 em 04 anos, à semelhança dos Jogos Olímpicos, passa agora a ser realizada de 02 em 02 anos.

Links


Saudações Protocolares

Diogo Santos Rosa

segunda-feira, 12 de julho de 2010

Assistentes em eventos


Um evento está dividido em 03 partes distintas: o antes, o durante e o depois e em todas estas fases existem inúmeras tarefas que têm de ser realizadas.

Quando organizamos um evento é quase certo que iremos precisar de assistentes para nos ajudarem durante os dias em que a iniciativa decorrer.

Cada pessoa tem a sua forma de trabalhar, é certo, mas existem certos pontos que, no meu ponto de vista, são importantes e não devem ser esquecidos.

Nos vários eventos que organizei (entre eventos, propriamente ditos, conferências, seminários - nacionais, europeus e internacionais) e participei - e, neste caso, sempre como Coordenador dos Assistentes - tentei fazer sempre o mesmo e vou passar a esquematizar.

Antes do Evento
  1. Marcar uma reunião com o Comité Organizador, sempre que possível, e se não for possível tentar encontrar a informação o mais detalhada possível
  2. Elaborar um documento que eu apelido de "Directrizes para os Assistentes" e que deve conter as seguintes aspectos: Informações sobre o Evento, Informações sobre o Comité Organizador, o local do evento, as línguas faladas no evento, o vestuário, as remunerações, contactos dos assistentes, contactos do Coordenador e/ou Responsável pelos Assistentes, as tarefas e os horários de cada assistente e, claro, outros tantos detalhes que se tornam importantes em iniciativas desta natureza
  3. Escolher os assistentes - o mais importante não é serem do sexo feminino ou do sexo masculino - têm se ser pessoas equilibradas, bem formadas, polidas, com conhecimentos de línguas estrangeiras (no mínimo 02), motivadas e com iniciativa
  4. Marcar uma reunião com todos os assistentes e, se possível, com um membro da Organização, para explicar todos os procedimentos, a distribuição e as tarefas de cada pessoa
  5. Fazer uma visita às instalações, se possível.

Durante

  1. Antes e depois do dia de trabalhos fazer um pequeno briefing/análise
  2. Entregar o Guia do Evento (Programa detalhado) e a lista de participantes, se existir
  3. Confirmar se está tudo de acordo com o que estava determinado (vestuário, sapatos, cabelos, lenços, gravatas, entre outros)
  4. Confirmar se todos entenderam bem o que têm de fazer durante o evento
  5. Confirmar se estão todos inteirados do sítio onde irá decorrer o evento e do que o constituí (WC, Espaço para cópias, coffee break, taxis, entre outros)
Depois

  1. Agradecer pessoalmente ou através de carta/postal/e-mail (embora prefira as hipóteses anteriores)
  2. Comentar o trabalho de cada assistente individualmente (elogios e críticas)
  3. Escrever uma carta de recomendação e/ou um certificado, se se justificar
  4. Manter os contactos dos assistentes para futuros colaborações
Claro que esta exposição foi detalhada e que, nem sempre, isto se consegue fazer, contudo uma ideia tem de ficar patente Informar quem nos vai ajudar é demonstrar que nos empenhámos e envolvemos naquele evento isto porque não há pior do que dizer: "Não sei", "Não fui informado", "Não previmos", entre tantas outras.

Estes foram os passos que tenho vindo a seguir, podem não ser os mais indicados, visto que cada pessoa tem a sua forma de trabalhar e as suas próprias experiências, mas têm resultado e o feedback, felizmente, sempre foi muito positivo.

Saudações Protocolares

Diogo Santos Rosa

PS. A fotografia utilizada foi retirada do "site" das Hospedeiras de Portugal

quarta-feira, 30 de junho de 2010

Climatização em Eventos

Quando se organiza um evento (seja ele de grande ou de pequena escala) a climatização é um elemento fundamental para que ninguém se sinta mal. Como todos sabemos, o calor excessivo e a humidade podem provocar situações desagradáveis e, em alguns casos, constrangedoras.

Tenham o cuidado de escolher, sempre que possível, salas e/ou sítios que sejam frescos ou, caso isso não seja possível, é necessário terem em consideração este facto e precaverem-se recorrendo aos ares condicionados ou a outros mecanismos/aparelhos que permitam refrigeração.

A temperatura ideal deverá rondar os 18 e os 22 graus, claro que nunca há acordo porque existem pessoas mais friorentas do que outras mas esta deve ser a referência a ter em mente.

Neste caso específico, é necessário ter águas, seja copo (e neste caso deverá haver um ou mais empregados) ou garrafas, de preferência fresca, para que os convidados e/ou participantes - mediante o evento - se possam sentir um pouco melhor e confortáveis. Esta é a opção mais simples, contudo podem inovar, criar ou fazer novas experiências desde que as mesmas sejam coerentes e se ajustem ao evento em questão e ao budget disponível.

Deixo, ainda, alguns exemplos de episódios que ocorreram devido ao excesso de calor:





Apenas uma nota, os detalhes são muito importantes, como devem calcular, logo é preciso ter consciência que a crítica é rápida e o elogio, em alguns casos, tardio ou inexistente, por isso temos de prever todos os cenários possíveis e imaginários.

Saudações Protocolares

Diogo Santos Rosa