Comunicação Escrita (III): "Não tenha pressa em clicar no "send""

Ontem falei sobre o registo cuidado no que concerne a escrita por isso achei que faria todo o sentido colocar a crónica que Cristina Marques Fernandes escreveu no "site" da revista "Sábado" e que está relacionada com as regras que devemos ter em consideração quando escrevemos e enviamos um e-mail.

Note-se que estas crónicas são semanais e devem ser lidas com imensa atenção e interesse. (ver crónicas)

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"O email é um meio de comunicação inquestionavelmente incorporado na vida diária, contribuindo para um maior rendimento profissional - é flexível, directo, rápido e não tem custos (mas não é confidencial!). No entanto, esta mesma agilidade que encanta, não nos isenta de reflectir sobre a melhor forma de encarar os seus recursos: mesmo no mundo virtual é importante ser cortês e bem-educado porque o objectivo não é conectar homem e máquina, mas sim melhorar o relacionamento entre pessoas, através de um comportamento adequado!

A Netiqueta descreve o código de comportamento para relacionamento na rede, porque um profissional, mesmo em ambiente virtual, precisa de seguir parâmetros de conduta, de forma a tornar a comunicação mais eficiente e agradável. A postura e a hierarquia que marcam as relações no ambiente de trabalho têm que se manter presentes no e-mail, pelo que se deverão considerar os seguintes princípios:

1. Qualquer circunstância com alguma formalidade não deve ser comunicada por e-mail. Considere a seguinte ordem: primeiro uma reunião, depois um telefonema, só então o e-mail - prático mas não a solução para todo o tipo de comunicação;

2. No envio deve também seguir a hierarquia: primeiro o superior, conhecimento aos demais;

3. Prática comum e, em situações que não o exijam, de mau gosto, é deixar visível a lista de destinatários. Promova a utilização do campo BCC;

4. O assunto (indispensável) deve ser breve e dar uma pequena alusão ao conteúdo;

5. Inicie com uma saudação e termine com uma “frase tipo” de encerramento e respectiva assinatura;

6. Efectue sempre a correcção ortográfica antes do envio;

7. O texto não deve ser muito longo (no máximo dois ecrãs). Assuntos complicados ou delicados ainda justificam outros meios de comunicação;

8. O tipo de letra deve ser profissional e cores e fontes diferentes são de evitar, pois transmitem uma imagem pouco credível;

9. Não escreva em letras maiúsculas (equivale a gritar);

10. Quanto à linguagem, o tom predominante deve ser directo, claro e objectivo;

11. Quem usa a rede dá um valor enorme ao tempo e não perdoa atrasos. Assim, o período de resposta deve ser no máximo de 24 a 48 horas.

Por fim, se estiver exausto e furioso, considere adiar o envio de um email…

Cristina Marques Fernandes"

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Revista: Sábado | Crónica: Protocolo | Cronistas: Cristina Marques Fernandes e Susana de Salazar Casanova (Protocolo.com.pt)

Saudações Protocolares

Diogo Santos Rosa