"Enquanto profissionais (e não só) somos frequentemente convidados para diversos eventos: festas, espectáculos, lançamentos de livros, casamentos, inaugurações… Até aqui, nada de novo. O que nem sempre fazemos é responder ao convite. E, são várias as razões porque tal acontece.
Manda o protocolo que um convite seja respondido no menor tempo possível, preferencialmente logo após a recepção ou, no máximo, nos dias seguintes. Na maioria das vezes sabemos, no momento em que recebemos o convite, que teremos de o declinar: porque temos outros compromissos, porque estamos de férias ou, simplesmente, porque não estamos interessados em aceitar. Tudo isto é válido!
Há, contudo, um aspecto muito importante: receber um convite significa que alguém pensou em nós, que nos seleccionou num vastíssimo número de pessoas e que, naturalmente, gostaria que participássemos no evento.
Então, porque existem tantos convidados que nunca respondem ou agradecem? Acredito que a principal razão é por desconhecerem – perdoem-me a franqueza –, a importância que tem responder. O anfitrião, ao organizar um evento, seja ele de pequena ou de grande dimensão, precisa de saber o número de participantes para estimar ou ajustar custos e para efectuar um planeamento real do acontecimento em causa. Para isso precisa da nossa resposta.
O não responder a um convite para um evento em que exista marcação de lugares sentados causa transtornos incríveis à organização. No caso particular do protocolo obriga a que, em cima do acontecimento, se tenha de reorganizar rapidamente mesas de refeição ou lugares em auditório.
Deixo, de seguida, algumas indicações com o objectivo de facilitar a interpretação de algumas expressões utilizadas em convites. A sigla R.S.F.F. é o pedido de resposta e dá título à crónica (“Responda Se Faz Favor”). A designação R.S.V.P. é a expressão correspondente em língua francesa “Répondez s’il vous plaît”, usada internacionalmente mesmo em países de língua inglesa e nalguns lusófonos. Merece atenção a expressão: “só negativas” que significa que apenas responde quem não comparece ao evento.
Por fim, se tem dois ou mais convites para o mesmo dia ou semana, seleccione aquele que mais o atrai e agradeça os demais!
Susana de Salazar Casanova"
Revista: "Sábado" | Crónica: Protocolo | Cronistas: Cristina Marques Fernandes e Susana de Salazar Casanova
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Saudações Protocolares
Diogo Santos Rosa
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