Como pedir um orçamento?

Quando estamos a organizar um evento é comum que seja necessário pedir um ou vários orçamentos, isto porque a palavra de ordem é poupar e é essencial que façamos comparação de preços, contudo alerto para terem o conceito de qualidade-preço na vossa mente. O facto de encontrarmos um prestador de serviços que cobre menos jamais pode ser sinónimo de falta de qualidade pois lembre-se que na mente das pessoas perpetua, mais facilmente, algo negativo do que positivo. 

Pedir um orçamento não é nenhuma tarefa muito complicada ou algo que exija tempo desmesurado. O objectivo do orçamento é permitir saber qual será o custo de determinado serviço (ex: catering, iluminação, decoração, material administrativo, assistentes, entre outros) por isso seja concreto e saiba muito bem o que precisa.

No que diz respeito ao orçamento propriamente dito, o orçamento pode ser pedido através de e-mail, carta ou fax, também pode ser por telefone, mas não é aconselhável. É sempre preferível, por uma questão de organização e de controle, que o mesmo esteja em suporte papel ou informático.

Num orçamento não é necessário escrever  demasiada informação, apenas o essencial, contudo faço uma pequena chamada de atenção porque é necessário que tenha em consideração que cada serviço é um serviço e, como tal, deve ajustar o seu pedido ao que pretende.

Informações gerais a constar num pedido de orçamento: 

Data do evento

Nº de participantes (essencial quando se organizam refeições)

Horário

Materiais que tenha disponíveis ou que precise (ex: pratos, talhares, mesas, cadeiras, entre outros)

Local 

(...)

Após o envio de toda a documentação é só esperar por uma resposta positiva e que se adeqúe ao seu evento e ao seu budget.

Dicas:

• Não se esqueça de guardar o contacto dos seus fornecedores, principalmente dos bons e dos flexíveis,
• Quando enviar o pedido de orçamento pode não personalizar, ou seja, faça um e-mail e envie ao mesmo tempo e de forma visível para todos os possíveis fornecedores, assim fica sabido que há competição e, quem sabe, se não vai ter uma atenção do seu orçamento. 

Saudações Protocolares

Diogo Marques dos Santos