Existem "n" tipos de eventos, veja os colóquios, as reuniões, as conferências, os congressos, as convenções, entre muitos outros. Como tal, cada evento é um evento e as necessidades do evento "A" podem não ser as necessidades do evento "B".
Por isso, e para sermos concretos, vamos pensar num evento que tenha na sua constituição mais do que uma ordem de trabalhos, isto é, um evento que tenha previstas visitas, jantares, ir buscar e deixar os participantes ao/no hotel, entre outras. Nesse caso, a organização e a gestão devem estar em harmonia com uma excelente coordenação, isto para o bom funcionamento e desenvolvimento do evento.
Eis alguns dos aspectos que, na minha opinião, deve ter em linha de conta:
- Ter o contacto do(s) motorista(s) e comunicar com ele(s), acredite que estabelecer uma "boa relação" com o motorista é muito importante
- Ter o guia do evento, o programa consigo, a lista de participantes, o telemóvel, com bateria e saldo, e o relógio para controlar o tempo
- Chamar o autocarro entre 05 a 10 minutos antes da hora marcada, assim evitamos ou pelo menos diminuímos as hipóteses de haver atrasos e, por conseguinte, esperas
- Saiba, atempadamente, o sítio onde os autocarros irão parar e onde irão estacionar enquanto esperam por si e pelo seu grupo
- Confirme todas as visitas e todos os percursos para controlar o tempo
- Confirme se todos os participantes estão presentes na chegada e na partida
- Tenha consigo os contactos dos guias ou de quem irá fazer a(s) visita(s)
Saudações Protocolares
Diogo Santos Rosa
Nenhum comentário:
Postar um comentário