Organizar uma reunião

Ao contrário do que se possa pensar, organizar uma "simples" reunião também exige um metódo e, como tal, devemos respeitar as três fases de um evento, isto é, o antes, o durante e o depois.

Independentemente do público que irá participar na reunião, devemos ter sempre em linha de conta todo um conjunto de aspectos para que este evento decorra comme il faut.

Ora vejamos então o que se enquadra em cada uma das fases anteriormente mencionadas:

Antes

• Verificar a disponibilidade da sala
• Providenciar águas, cafés e algum snack (coffee break ou apenas bolachas de várias qualidades) e/ou almoço (pode encomendar ou reservar uma mesa num restaurante), tudo depende da duração, do número de presentes e da dimensão do evento.
• Pedir a limpeza da sala
• Alugar/requisitar equipamentos (computador, projector, televisão, microfone, entre outros)

Durante

• Verificar a temperatura, nem muito quente nem muito frio
• Verificar se a iluminação é a adequada
• Disponibilizar toda a documentação e material necessários (papel e caneta)
• Estar sempre contactável (no caso de não participar na reunião)
• Ter contactos junto de si (informático, funcionário da limpeza, por exemplo)
• No caso de haver apresentações, certificar-se que o computador que irá ser usado as tem devidamente organizadas, visíveis e prontas para serem apresentadas

Depois

• Fazer um balanço sobre a reunião: verificar se correu tudo como planeado, identificar falhas, se as houve, falar com toda a equipa, elaborar um relatório
• Mandar limpar a sala
• Mandar reparar eventuais danos
• Certificar-se que a sala fica tal e qual como a encontrou

Eis algumas dicas, e numa prespectiva globalizada, que podem fazer toda a diferença. Pode e deve acrescentar e adaptá-las ao evento que está a organizar.

Saudações Protocolares

Diogo Santos Rosa