Assistentes em eventos

Um evento está dividido em 03 partes distintas: o antes, o durante e o depois e em todas estas fases existem inúmeras tarefas que têm de ser realizadas.

Quando organizamos um evento é quase certo que iremos precisar de assistentes para nos ajudarem durante os dias em que a iniciativa decorrer.

Cada pessoa tem a sua forma de trabalhar, é certo, mas existem certos pontos que, no meu ponto de vista, são importantes e não devem ser esquecidos.

Nos vários eventos que organizei (entre eventos, propriamente ditos, conferências, seminários - nacionais, europeus e internacionais) e participei - e, neste caso, sempre como Coordenador dos Assistentes - tentei fazer sempre o mesmo e vou passar a esquematizar.

Antes do Evento

1. Marcar uma reunião com o Comité Organizador, sempre que possível, e se não for possível tentar encontrar a informação o mais detalhada possível
2. Elaborar um documento que eu apelido de "Directrizes para os Assistentes" e que deve conter as seguintes aspectos: Informações sobre o Evento, Informações sobre o Comité Organizador, o local do evento, as línguas faladas no evento, o vestuário, as remunerações, contactos dos assistentes, contactos do Coordenador e/ou Responsável pelos Assistentes, as tarefas e os horários de cada assistente e, claro, outros tantos detalhes que se tornam importantes em iniciativas desta natureza
3. Escolher os assistentes - o mais importante não é serem do sexo feminino ou do sexo masculino - têm se ser pessoas equilibradas, bem formadas, polidas, com conhecimentos de línguas estrangeiras (no mínimo 02), motivadas e com iniciativa
4. Marcar uma reunião com todos os assistentes e, se possível, com um membro da Organização, para explicar todos os procedimentos, a distribuição e as tarefas de cada pessoa
5. Fazer uma visita às instalações, se possível.

Durante

1. Antes e depois do dia de trabalhos fazer um pequeno briefing/análise
2. Entregar o Guia do Evento (Programa detalhado) e a lista de participantes, se existir
3. Confirmar se está tudo de acordo com o que estava determinado (vestuário, sapatos, cabelos, lenços, gravatas, entre outros)
4. Confirmar se todos entenderam bem o que têm de fazer durante o evento
5. Confirmar se estão todos inteirados do sítio onde irá decorrer o evento e do que o constituí (WC, Espaço para cópias, coffee break, taxis, entre outros)

Depois

1. Agradecer pessoalmente ou através de carta/postal/e-mail (embora prefira as hipóteses anteriores)
2. Comentar o trabalho de cada assistente individualmente (elogios e críticas)
3. Escrever uma carta de recomendação e/ou um certificado, se se justificar
4. Manter os contactos dos assistentes para futuros colaborações

Claro que esta exposição foi detalhada e que, nem sempre, isto se consegue fazer, contudo uma ideia tem de ficar patente Informar quem nos vai ajudar é demonstrar que nos empenhámos e envolvemos naquele evento isto porque não há pior do que dizer: "Não sei", "Não fui informado", "Não previmos", entre tantas outras.

Estes foram os passos que tenho vindo a seguir, podem não ser os mais indicados, visto que cada pessoa tem a sua forma de trabalhar e as suas próprias experiências, mas têm resultado e o feedback, felizmente, sempre foi muito positivo.

Saudações Protocolares

Diogo Santos Rosa

PS. A fotografia utilizada foi retirada do "site" das Hospedeiras de Portugal